Kỹ thuật trình bày và soạn thảo Công hàm chính thức cấp sở, ban, ngành, địa phương

Ngày đăng: 19/05, 13:52

Theo Quyết định số 3287/QĐ-BNG ngày 31/8/2016 của Bộ Ngoại giao về việc ban hành mẫu một số văn bản giao dịch đối ngoại của địa phương, Công hàm chính thức (Công hàm) được sử dụng để trao đổi những công việc thường xuyên như thông báo thay đổi trụ sở, địa chỉ cơ quan; chuyển một văn bản tài liệu… cho đến những việc có tầm quan trọng nhất định như đề nghị thiết lập quan hệ với đối tác hay đề nghị đối tác triển khai thực hiện một thỏa thuận giữa hai bên…

 

Đối tượng trao đổi: Với cơ quan, tổ chức đối tác nước ngoài đồng cấp, ví dụ như: Sở Công thương với Sở Thương mại của một tỉnh thuộc địa phương nước ngoài; Ủy ban nhân dân huyện Đức Cơ với Chính quyền huyện Oyadav, tỉnh Ratanakiri, Campuchia.

 

Kỹ thuật trình bày:

- Danh nghĩa cơ quan, dùng ngôi thứ ba. Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu và lịch sự;

- Có Quốc huy và tiêu đề tên cơ quan;

- Có công thức lịch thiệp;

- Có số và ký hiệu để quản lý và lưu trữ;

- Chỉ ký nháy và đóng dấu cơ quan;

- Nếu Công hàm có từ 02 trang trở lên: Tên Cơ quan/tổ chức nước ngoài nhận được ở trang thứ nhất, ký nháy ngày tháng năm và đóng dấu ở trang cuối cùng.

 

Một số lưu ý trong kỹ thuật trình bày, soạn thảo:

- Bản chính được soạn thảo bằng tiếng Việt. Khi chuyển Công hàm cho đối tác, nên kèm theo bản dịch bằng ngoại ngữ, ngôn ngữ bản dịch là bản ngữ của đối tác hoặc bằng ngôn ngữ phổ biến trong quan hệ quốc tế hay giữa hai bên thường trao đổi với nhau. Cách thức trình bày bản dịch như bản chính nhưng không có Quốc huy, không ký, không đóng dấu. 

- Trong trường hợp hai bên thỏa thuận dùng ngôn ngữ nước ngoài (ngôn ngữ thứ ba hay ngôn ngữ của đối tác) hoặc cùng tham gia một tổ chức có quy định ngôn ngữ chính thức chung, bản chính là bản được soạn thảo bằng tiếng nước ngoài.

- Trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, sử dụng giấy loại tốt, màu trắng. Các nội dung của Công hàm cần được trình bày cân đối trong khuôn khổ trang giấy;

- In hình Quốc huy: có thể in màu như quy định của Hiến pháp năm 2013 hoặc in đen trắng;

- Cách viết tiêu đề tên cơ quan:

+ Viết bằng chữ in hoa, ghi đầy đủ, không viết tắt.

+ Đối với Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân: ghi đầy đủ lần lượt từ tên cơ quan mình, cơ quan cấp trên và đến cấp tỉnh.

 

Ví dụ:        ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN IA GRAI

                                  TỈNH GIA LAI

 

 + Đối với cơ quan trực thuộc: Ghi lần lượt từ cấp trên chủ quản trực tiếp đến cơ quan ban hành thư tín đối ngoại.
 

Ví dụ:        ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI

                               SỞ NGOẠI VỤ

 

- Ký hiệu của Công hàm được thống nhất là CH;

- Dưới tên cơ quan nhận là “địa danh” nơi cơ quan nhận đặt trụ sở.

 

Cách thức chuyển Công hàm cho đối tác:

Công hàm có thể được trao trực tiếp cho đối tác trong cuộc tiếp xúc; hoặc gửi qua đường bưu điện; hoặc gửi qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để chuyển trong trường hợp đối tác ở nước ngoài. Nếu đối tác đồng ý, Công hàm có thể được chuyển qua Fax hoặc thư điện tử. Nếu Công hàm có nội dung quan trọng thì vẫn phải gửi bản giấy (bản chính) đến đối tác.

 
                                                                                                                Mẫu tham khảo: Mẫu 1, Mẫu 1.1, Mẫu 1.2, Mẫu 1.3, Mẫu 1.4

 

File đính kèm

    Mẫu 1.4.pdf
    Mẫu 1.3.pdf
    Mẫu 1.2.pdf
    Mẫu 1.1.pdf
    Mẫu 1.pdf