Theo Quyết định số 3287/QĐ-BNG ngày 31/8/2016 của Bộ Ngoại giao về việc ban hành mẫu một số văn bản giao dịch đối ngoại của địa phương, Công hàm chính thức (Công hàm) được sử dụng để trao đổi những công việc thường xuyên như thông báo thay đổi trụ sở, địa chỉ cơ quan; chuyển một văn bản tài liệu… cho đến những việc có tầm quan trọng nhất định như đề nghị thiết lập quan hệ với đối tác hay đề nghị đối tác triển khai thực hiện một thỏa thuận giữa hai bên…

Đối tượng trao đổi: Với cơ quan, tổ chức đối tác nước ngoài đồng cấp, ví dụ như: Sở Công thương với Sở Thương mại của một tỉnh thuộc địa phương nước ngoài; Ủy ban nhân dân huyện Đức Cơ với Chính quyền huyện Oyadav, tỉnh Ratanakiri, Campuchia.

Kỹ thuật trình bày:

- Danh nghĩa cơ quan, dùng ngôi thứ ba. Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu và lịch sự;

- Nếu Công hàm có từ 02 trang trở lên: Tên Cơ quan/tổ chức nước ngoài nhận được ở trang thứ nhất, ký nháy ngày tháng năm và đóng dấu ở trang cuối cùng.

Một số lưu ý trong kỹ thuật trình bày, soạn thảo:

- Bản chính được soạn thảo bằng tiếng Việt. Khi chuyển Công hàm cho đối tác, nên kèm theo bản dịch bằng ngoại ngữ, ngôn ngữ bản dịch là bản ngữ của đối tác hoặc bằng ngôn ngữ phổ biến trong quan hệ quốc tế hay giữa hai bên thường trao đổi với nhau. Cách thức trình bày bản dịch như bản chính nhưng không có Quốc huy, không ký, không đóng dấu. 

                                  TỈNH GIA LAI

                               SỞ NGOẠI VỤ

- Dưới tên cơ quan nhận là “địa danh” nơi cơ quan nhận đặt trụ sở.

Cách thức chuyển Công hàm cho đối tác:

Công hàm có thể được trao trực tiếp cho đối tác trong cuộc tiếp xúc; hoặc gửi qua đường bưu điện; hoặc gửi qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để chuyển trong trường hợp đối tác ở nước ngoài. Nếu đối tác đồng ý, Công hàm có thể được chuyển qua Fax hoặc thư điện tử. Nếu Công hàm có nội dung quan trọng thì vẫn phải gửi bản giấy (bản chính) đến đối tác.