Bên cạnh các vấn đề
thuộc lễ tiết, thì trong các hoạt động đối ngoại cũng như giao tiếp xã hội, các
nhà tổ chức cần chú ý đến công tác chuẩn bị cho các hoạt động đó, thí dụ như
một cuộc tiếp khách, một cuộc hội nghị như thế nào cho có hiệu quả cao.
Ở đây chúng ta đi sâu vào hình thức giao tiếp rộng rãi, phổ biến nhất là tiệc, một hình thức thể hiện sự nhiệt tình, sự thân thiện, lòng mến khách không chỉ của chủ nhà mà là của dân tộc, đồng thời mang nét đẹp của bản sắc văn hóa dân tộc. Trong cuộc sống có rất nhiều loại tiệc khác nhau: Quốc yến (State banquet, State dinner), tiệc đứng (Buffet dinner, Cocktail), tiệc ngồi (Dinner), tiệc trà (Tea party), tiệc trưa (Luncheon), bữa ăn trưa làm việc (Working lunch), bữa ăn tối làm việc (Informal hoặc là Working dinner). Gần đây có thêm loại hình mới là Gala Dinner.
1. Giấy mời: Để chuẩn bị cho một bữa tiệc, điều đầu tiên chúng ta phải lựa chọn hình thức tiệc nào cho thích hợp, kế đến là việc mời khách. Mời khách là hành động thể hiện cương vị người chủ. Hành động mời cũng phải có một số nghi thức đặc trưng nhất định. Người ta nói quà tặng không quan trọng mà cách cho như thế nào mới là quan trọng. Cũng vậy, tiệc to, tiệc nhỏ không quan trọng, mà cách tổ chức, cách mời như thế nào mới là quan trọng. Chính vì vậy, các cụ ta ngày xưa thường nói: lời chào cao hơn mâm cỗ.
Điều đầu tiên mà ta phải nghĩ tới là hình thức giấy mời. Giấy mời khiến cho người có trách nhiệm phải có mặt, giúp cho họ nhớ tới thời gian được mời và nó phân biệt người được mời và không được mời.
Giấy mời phải đúng quy cách, đúng chức danh người mời, văn phong phải ngắn gọn, rõ ràng, trôi chảy, không có từ lặp lại. Nội dung được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có dấu ngắt câu, có nghĩa là giấy mời phải được đọc liền một mạch. Trong giấy mời cần đưa ra được những thông tin
chính như sau: Ai mời, mời ai, theo thể thức xã giao gì, lý do mời, thời gian, địa điểm dự kiến tổ chức hoạt động, trả lời bằng cách nào, trang phục và cách đi tới đó ra sao (nếu là nơi ít người biết tới).
Giấy và mực in cũng cần lựa chọn cho thích hợp. Loại giấy trắng giòn, có độ dày vừa phải và mực đen là loại thường được sử dụng
nhất. Các cơ quan nhà nước, chính phủ và các doanh nghiệp lớn chỉ sử dụng hình thức đặc trưng của giới chính thức, khác với giới nghệ thuật có cách trình bày độc đáo riêng. Giấy mời của các quan chức cấp cao, từ cấp Bộ trưởng trở lên hoặc có các Đại sứ có in thêm quốc huy.
2. Tiếp đón khách: Trong hoạt động tiếp tân, chủ nhân bao giờ cũng phải đón khách ở lối
ra vào phòng tiệc hoặc tại sảnh, đây là một hình thức biểu thị sự trong thị và
thân tình nhất của chủ nhân đối với khách. Bên cạnh người chủ phải bố trí một
quan chức lễ tân hay cán bộ đối ngoại - người biết rõ danh sách khách mời để
giới thiệu khách cho chủ nhân của hoạt động lễ tân đó. Sau khi phần lớn khách
đã tới, và nhất là sau khi khách chính tới thì chủ nhân có thể giao cho một
người thân cận nào đó đứng đón khách. Còn người chủ tiệc sẽ đứng với khách danh
dự hoặc hoà nhập vào đám đông. Tuy nhiên đối với cuộc chiêu đãi của Nguyên thủ
quốc gia hoặc Thủ tướng Chính phủ thì chủ nhân trực tiếp đón khách là rất hạn
chế, trừ trường hợp chiêu đãi Nguyên thủ hoặc Người đứng đầu Chính phủ khác.
Còn các cuộc chiêu đãi như nhân dịp quốc khánh, năm mới thì do một Thứ trưởng
Bộ Ngoại giao hoặc đôi khi là Vụ trưởng Lễ tân đứng đón khách.
3. Giới thiệu khách: Trong một cuộc tiếp khách, vai trò của chủ nhân là phải tạo điều kiện cho khách dễ dàng làm quen với nhau trong suốt buổi tiếp. Do đó chủ nhân phải có trách nhiệm giới thiệu khách với mọi người, nhất là với khách danh dự. Theo tập quán chung, người ta không giới thiệu những nhân vật hàng đầu như vua chúa, tổng thống, thủ tướng... với quan khách vì họ là những người nổi tiếng trong cuộc sống hàng ngày mà ai cũng nhận ra họ. Theo phép lịch sự, người ta thường giới thiệu nam với nữ (trừ các nhân vật VVIP nêu trên). Nhìn chung, trong các cuộc giao tiếp, nếu không có chủ nhân ở đó, thông thường thì người đến sau tự giới thiệu với người đến trước. Người tiếp và người được giới thiệu đều có nghĩa vụ giơ tay ra bắt. Nhưng phụ nữ thường chủ động đưa tay cho nam giới bắt. Riêng đối với khách là người Hồi giáo cần phải chú ý. Một số nước như Iran và Arab Saudia, nam - nữ không bắt tay nhau nên ta không nên chủ động bắt tay trước.
Trong các buổi quốc
yến, thí dụ buổi dạ tiệc chào đón Nguyên thủ Quốc gia hay Người đứng đầu Chính
phủ, ở một số nước vẫn giữ tập quán hai vị Nguyên thủ, hoặc hai Thủ tướng đứng
bắt tay quan chức hai nước đến chào trước khi vào bàn tiệc theo danh sách do
một cán bộ lễ tân của nước sở tại đọc với đầy đủ họ, tên và chức vụ. Cũng có
nơi, Nguyên thủ mỗi nước tự giới thiệu quan chức của nước mình. Có một số nước
Nguyên thủ hoặc Thủ tướng nước chủ nhà tiếp ngắn Nguyên thủ, Thủ tướng nước
khách cùng với một số nhân vật quan trọng trong một phòng chờ trước khi sang
phòng tiệc. Đây cũng là nơi trao đổi tặng phẩm để ghi nhớ một cuộc viếng thăm.
Tuy nhiên, hình thức trao đổi tặng phẩm này đang được đơn giản hoá bằng
cách trao qua lễ tân.
4. Quan tâm đến
khách: Chủ
nhân cần có hình thức quan tâm đến khách mời. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, chủ nhân cần dành cho
khách danh dự sự quan tâm đặc biệt, tránh để họ rơi vào tình trạng đơn độc, vì
do vị trí đặc biệt của họ, các khách mời thường có thái độ thận trọng không lại
gần các nhân vật quan trọng nếu không được phép hoặc họ bị vây quanh bởi các
phóng viên hoặc những người đã quá quen biết. Bởi vậy, cần có một nhân vật được
chỉ định rõ ràng hoặc chính chủ nhân luôn luôn đi cùng với khách danh dự, tránh
cho khách rơi vào những tình huống khó xử hoặc tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc
với càng nhiều người càng tốt. Những cử chỉ quan tâm đó không chỉ là một việc
làm lịch sự, mà còn tạo thuận lợi cho sự giao tiếp và hiểu đúng ý nghĩa của sự
hiện diện của họ.
5. Trang trí bàn tiệc: Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh
dự để tránh cảm tưởng chủ nhà phân loại khách. Khăn trải bàn của các bữa tiệc chính thức thường được trang trí mầu trắng được phủ cách mặt đất vài xăng ty mét, khăn bàn danh dự trải chấm đất.
Trang trí hoa là một yếu tố quan trọng trong bữa tiệc. Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, nhưng không nên chọn loại hoa có mùi quá gắt làm mất sự hứng thú thưởng thức món ăn. Mầu sắc nên chú ý. Hoa không nên cắm cao che khuất những nhân vật tham gia bữa tiệc.
6. Món ăn: Trong bữa tiệc có có nhiều loại món ăn Âu, Á khác nhau. Trung Quốc thường có thực đơn mang đậm màu sắc dân tộc. Nói chung chọn thực đơn nào tùy thuộc vào chủ tiệc. Song, tại các bữa tiệc trang trọng thường theo trật tự sau:
- Món khai vị: Có thể là sandwich tổng hợp, Việt Nam thường có nem các loại, nộm hoặc bánh.
- Món xúp: Châu Âu thường ăn món xúp ngay sau món khai vị, một số nước châu Á ăn vào cuối bữa. Trung Quốc lại ăn hai loại xúp khác
nhau trong bữa tiệc. Xúp có thể đựng trong bát hoặc đĩa sâu lòng.
- Món chính: Tùy từng nước, có thể là một hoặc hai món. Nếu hai món thì nên là 1 chế biến từ thịt, 1 là hải sản. Trong các bữa tiệc sang trọng, giữa hai món chính người ta thường phục vụ một cốc kem chanh nhỏ để tẩy mùi vị của món ăn trước. Để quan tâm đến khách, ngoài các vị khách chính, ta cần chú ý hỏi thêm ai ăn kiêng để phục vụ, kể cả những người ăn chay. Tuy nhiên trong một bữa tiệc mà chủ nhà muốn chiêu đãi một đặc sản nào đó, thí dụ như món bò Argentina nướng trên than trong một buổi tiệc ở ngoài trời thì tốt nhất là không nên mời người kiêng món thịt đó và ta cũng không thiếu dịp để bày tỏ sự quan tâm, lòng mến khách của ta đối với người
đó.
7. Đồ uống trong tiệc ngồi: Rượu bia
là những đồ uống ít khi thiếu trong các
buổi tiệc (trừ những bữa tiệc dành cho các vị khách đến từ các nước đạo Hồi,
trong các bữa tiệc này, nếu khách không uống thì chủ cũng không nên uống),
nhưng không nên lạm dụng. Trong các bữa tiệc dù trang trọng hay bình dân cũng không nên ép khách uống say. Ta
cần tuân theo những tập quán nhất định,
tức là nên biết khi khai vị nên dùng loại rượu nào, trong bữa ăn chính nên dùng loại rượu vang đỏ hay vang
trắng, loại nào thì cần ướp lạnh loại nào không, sau bữa ăn nên dùng
loại rượu nào. Điều đó rất cần thiết không chỉ chứng tỏ chủ nhân là người sành
điệu mà còn hợp khẩu vị và đúng phép ăn uống.
a. Dùng cho khai vị (apperative): Có nhiều loại: Có thể dùng rượu Whisky, loại rượu mạnh phổ biến ở châu Âu, có thể uống nguyên chất, thường rót 1/8 cốc, hoặc pha thêm soda, hoặc đá (khoảng 1/4 cốc). Rượu GIN của Anh hoặc Hà Lan, có thể pha thêm tonic và vài lát chanh thái mỏng. Sâm panh cũng là một thứ dùng cho khai vị loại sang, được dùng trong các cuộc chiêu đãi các Nguyên thủ, Người đứng đầu Chính phủ hay các Bộ trưởng. Nói chung là dùng trong các buổi chiêu đãi trang trọng. Ngoài ra khi khai vị khách có thể uống các loại đồ uống khác như bia, nước ngọt, nước suối. Tất cả đều phải rót ra cốc to.
b. Rượu dùng trong bữa chính: Trong tiệc ngồi, khi dùng các món chính, người ta
thường không dùng các loại rượu mạnh khai vị như Whisky, GIN mà thông thường
người ta dùng các loại rượu vang đỏ hoặc vang trắng. Vang đỏ dùng khi ăn các
món thịt; vang trắng dùng khi ăn hải sản. Rượu trắng như VODKA, hoặc Mao đài
của Trung Quốc, rượu sâm của Triều Tiên hoặc rượu Nếp Mới của ta được dùng để
chúc khi bắt đầu tiệc đứng hoặc tiệc ngồi, tiệc lớn cũng như tiệc nhỏ
(Chúc rượu có thể khi bắt đầu hoặc sau khi đã dùng xong món chính, trước khi
chuyển sang món tráng miệng. Ở nước ta, tại các buổi quốc yến, lời chúc rượu
hoặc diễn văn được đọc vào đầu buổi tiệc. Trong giới ngoại giao lời chúc
rượu bắt đầu vào trước lúc ăn tráng miệng). Tuy nhiên, Sâm banh, được
sản xuất đầu tiên vào thế kỷ XIV tại tỉnh Sampagne, Pháp, là loại rượu ngon,
quý được sử dụng rộng rãi người ta có thể sử dụng vào bất cứ lúc nào, và
người ta thường dùng vào giờ phút trang trọng nhất của buổi tiệc để chúc tụng
khách.
c. Rượu dùng sau bữa ăn (digestive): Trong các bữa tiệc ngồi sang trọng, sau khi dùng
tráng miệng xong, người ta thường mời khách dùng trà, cà phê. Lúc này, người ta
thường mời khách các loại rượu mạnh để tiêu cơm, người ta thường gọi là rượu
cho digestive. Đó là các loại rượu có nồng độ cao như Cognac (là loại rượu sản
xuất từ nho, có độ mạnh tại vùng đất Cognac, thuộc quận Charante - cũng là nơi
sản xuất ra Sampagne. (Vì có mùi thơm đặc biệt nên người ta thường mời bạn bè
khi chia tay để nhắc nhở người đi xa luôn luôn nhớ đến hương thơm của rượu quê
hương nên dần dần trở thành tập quán dùng rượu Cognac để tiễn người sắp đi xa).
Ngoài rượu Cognac,
người ta cũng dùng các loại khác như XO, Remy Martin thường được dùng cho
digestive. Tuy nhiên ở Việt Nam ta thường dùng cả các loại rượu này trong khi
dùng các món ăn chính. Đây là theo thói quen. Trong các cuộc gặp gỡ bạn bè thì
tuỳ sở thích, nhưng trong các buổi tiệc chính thức của lãnh đạo ta nên dùng các
loại rượu cho đúng thời điểm thích hợp.
Trong các buổi tiệc đứng thì việc sử dụng đồ uống có thể dùng tự do hơn, theo ý thích.
8. Cách sử dụng dụng cụ ăn uống trong bàn tiệc
a. Dụng cụ ăn và thứ tự: Việc sử dụng dụng cụ ăn thường gây ra lúng túng cho những người dự tiệc khi ăn theo kiểu Âu. Đây cũng là điều dễ hiểu vì văn hoá của mỗi dân tộc mỗi khác và đối với người Việt Nam việc dùng đũa cho tất cả các món trong suốt bữa ăn đã trở thành quá quen thuộc.
Còn việc sử dụng dụng cụ ăn Âu thì rất hạn hữu. Tuy nhiên, việc sắp xếp và sử dụng các dụng cụ ăn rất đơn giản và theo lô-gích: Bắt đầu bằng những cái xa đĩa ăn nhất và kết thúc với những cái sát đĩa ăn nhất. Khác với đôi đũa Việt Nam - một dụng cụ ăn uống rất đa dụng để gắp, rẽ, dằm, xé, và cơm, và giúp nối dài tay khi cần thiết. Trong khi đó, dụng cụ ăn của người phương Tây rất chuyên dụng, thứ nào việc nấy. Dao ăn luôn luôn ở bên tay phải - điều này xuất phát từ tục lệ dao luôn luôn ở bên mình, dù ở trong nhà hay ở ngoài và dao là dụng cụ đầu tiên của dân du mục, của dân lấy thịt là thức ăn chính. Dao luôn luôn ở bên tay phải, ngay cả khi đeo dao bên tay trái, động tác tự nhiên là rút ra, đặt bên phải. Dĩa xuất hiện sau, chiếm chỗ còn lại bên tay trái.
b. Cách cầm dao dĩa:
Do dao xếp ở bên phải, dĩa ở bên trái nên người ta nghĩ rằng tay trái cầm đĩa,
tay phải cầm dao. Thực ra, cầm tay nào cũng được. Tuy nhiên, cũng như xếp bàn
tiệc, cũng có cách cầm dĩa tay trái - kiểu Anh, tay phải - kiểu Pháp. Cầm dĩa
tay trái thì răng đĩa quay xuống dưới. Nếu cầm đĩa tay phải thì răng đĩa hướng
lên trên - kiểu như xúc thức ăn để đưa lên miệng và người ta cầm dĩa tay
phải để ăn các thức ăn không cần phải cắt như cá, trứng, đồ tráng miệng. Do vậy
chỉ cầm đĩa ở tay phải khi cần thiết.
Khi không sử dụng dao,
người ta đặt dao lên lên thành đĩa, lưỡi quay vào phía trong. Khi kết thúc một
món ăn, người ta đặt dao và dĩa song song trong lòng đĩa. Đây là quy ước tạo
điều kiện thuận tiện cho người phục vụ.
Cũng như dao, dĩa, khi
ăn bánh mỳ, người ta dùng dao để phết bơ, do vậy phía tay phải người ta đặt đĩa
bơ và dao phết bơ. Phía tay trái người ta đặt dĩa bánh mỳ. Nước chấm (khi ăn
nem) đặt ở phía tay trái cầm dĩa. Đây là điều người tổ chức bữa tiệc và thực
khách cùng cần phải biết.
Việc sử dụng đúng dụng
cụ ăn cộng với phong cách lịch sự trong bữa tiệc như tư thế ngồi thẳng, không
gập lưng, chỉ dựa cổ tay vào mép bàn, không dùng cánh tay ôm lấy đĩa thức ăn
cùng với thái độ tự nhiên nói, nghe một cách thân mật tạo nên một phong
cách ở bàn tiệc. Đây không phải thuộc về lễ tân mà thuộc về lễ nghi và phép
lịch sự.
9. Trang phục:
Trang phục là một việc cá nhân nên mọi khuyến nghị, mọi chỉ thị về vấn đề này
đã tỏ ra giống như một sự vi phạm tự do cá nhân. Tuy nhiên, trang phục
là một công cụ giao tiếp đầy sức mạnh và có thể bất lợi nếu chúng ta không chú
ý đến hậu quả của việc ăn mặc không thích hợp với những thông điệp mà chúng ta
mang theo và không thích hợp với hoàn cảnh của nó.
Trước tiên, mọi người nhìn thấy rồi mới nghe thấy chúng ta. Trang phục biểu hiện cách xử sự lịch thiệp mà không cần phát ngôn - mà cơ hội phát ngôn không phải dễ và có nói thì không phải ai cũng lắng nghe. Cha ông ta đã tổng kết về ý nghĩa của trang phục rất cô đọng trong một câu ngạn ngữ "người quen sợ dạ, người lạ sợ quần áo".
Ăn mặc thích hợp là biết cách cư xử và vì vậy phải tính đến tập quán của từng môi trường, nghề nghiệp và hoàn cảnh cụ thể. Bởi vậy
trong những hoạt động chính thức, ban tổ chức thường có những chỉ dẫn về trang phục in ở góc trái giấy mời cho từng hoạt động cụ thể. Bởi vậy, nếu vì một lý do nào đó, ban tổ chức không có chỉ dẫn mà ta còn băn khoăn về trang phục thích hợp thì tốt nhất là ta nên hỏi ban tổ chức hoặc chủ nhà mà không sợ bị coi là không biết ăn mặc thích hợp. Thường thường, trên giấy mời đều có chỉ dẫn về trang phục: Nếu ghi trang phục “ca vát mùa hè” thì có thể yên tâm đến với bộ sơ mi ca vát; Nếu ghi "casual” là trường hợp ăn mặc tự do sử dụng trong những dịp gặp gỡ bạn bè quen biết trước; nếu không ghi thì được
hiểu là thường phục. “Bộ thường phục”
là bộ com-lê vét tông với màu xanh, màu ghi sẫm, trong tiếng Anh gọi là "Bussiness Suit" hoặc "Bussiness Attire", tiếng Pháp gọi là
"Tenue sombre " được sử dụng thông dụng đối với hầu hết các hoạt
động.
Trong các hoạt động
buổi tối, chính thức người ta thường chỉ dẫn kỹ hơn là "com lê sẫm màu”,
tiếng Anh gọi là "Dark suit". Trang phục màu sáng chỉ sử dụng vào mùa
hè và luôn trước 18 giờ, không dùng vào tiệc tối. Phụ nữ thường được chỉ dẫn là
váy, bộ áo vét (giống như com-lê của nam giới). Trang phục dân tộc luôn luôn
được sử dụng trong mọi trường hợp. Nếu phụ nữ không có bộ váy thích hợp thì tốt
nhất nên dùng bộ trang phục dân tộc. Trong hướng dẫn người ta thường ghi:
Trang phục: Nam: Bussiness suit, National dress.
Nữ: Evening dress, National dress.
Nhìn chung, trang phục
đều mang thông điệp rõ ràng, do vậy khi tham gia vào hoạt động giao tiếp, người
ta phải cân nhắc để ăn mặc cho phù hợp. Tốt nhất là mặc đúng theo hướng dẫn.
Tuy nhiên, không phải lúc nào, ở đâu ta cũng có điều kiện mặc đúng theo hướng dẫn
và nếu người ta không muốn mặc đúng theo trang
phục được chỉ dẫn thì nên mặc trang phục thấp hơn trang phục được ghi trong giấy
mời. Nếu làm ngược lại có thể là sai lầm về thẩm mỹ, gây sự chú ý tò mò của nhiều
người khác.
Nguồn: Bộ Ngoại giao